ブログに役立つ日本語表現 Vol.4 【情報を的確に伝えるメールの書き方】

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メールの基礎を知っておこう

大学生になると教授への連絡や企業へのアポイントメントでメールを書かなければならない場面が出てきます。

しかし、高校までの教育課程でメールの書き方を指導されることはあまりありません。社会人になるにあたり超必須事項なのに教育カリキュラムに含まれていないのは不思議です。メールの書き方に自信のない方はこのページで基本的な書き方をマスターしてください。

基本的にメールは相手によらず形式は一緒です。

相手により敬語表現が少し変わる程度です。心配しないで一緒に学んでいきましょう。

メールの形式

情報を伝える手段として、ビジネスの現場ではメールが使われます。メールでは、直接会話するときのような言葉のキャッチボールはできません。誤解を招いたり失礼な言い方にならないよう、5W1Hを意識し、必要な情報を過不足なく書くことが求められます。

<メールの見本>

*企業へのアポイントメントをとる時に相手へ送るメールを例に取りましょう

  • 前文:誰に当てたものか書く(宛名)。自分が誰かを書く(名乗り)
  • 本文:要件を正確かつ簡潔に伝える。
  • 末文:自分の所属や名前を書く(著名)
メールはビジネスツールでもあるため、場合に よっては内容の善し悪しが書き手や会社の評価に直結することがあることに留意する必要があります。

<メールのマナー>

メールは、相手がいつ読むかわからないことや、よく知らない相手と連絡をとる手段にもなることから、次の点に気をつける必要があります。

  1. 件名:内容を表す題を簡潔に書きます。件名がないとスパムメールとして扱われてしまうことがあります。
  2. 宛名:メールの相手の名前、敬称(様、先生)を書きます。
  3. 名乗り:自分の所属や名前を、相手によくわかるように書きます。
  4. 改行:内容の区切りごとに、空白行を入れていきます。
  5. 本文:受け取る側の立場になって考えると、情報は多ければ多いほど良いというわけではありません。また、作成したメールは必ず校閲しましょう。
敬称として「教授と先生」「部長と様」などで迷うことがあると思います。このような時は、相手に直接面会した時に使う敬称を書きましょう。

「To」,「CC」,「BCC」の違い

  • To:「あなたに送っています」の意思表示。処理や作業をして欲しい人をTOに入れます。誰宛のメール可が分かるようにするため、原則1名入れます。メールを確認したら、その旨を伝える返信が必要です。
  • CC:「TO(宛先)の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味。参考・情報共有に使います。TOの人が主たる処理者のため、CCの人は原則、返信をおこないません。
  • BCC:他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用。BCCの受信者は、他の受信者に表示されません。一斉送信の際に用いられることもあります。

学生のうちは基本CCとBCCは使わないと思います。空欄で問題ありません。最近では企業内でもメールではなくチャットツールを使用するところもあるので、一応知っておくと良い程度の知識です。

まとめ

メールは読み手の理解を助ける事を第一に考えなければなりません。その際には、書き言葉である事を念頭に置きながら、過不足ない情報を、順序を考えて述べる必要があります。

ですが、基本的な形式を頭に入れておけば心配ありません。あくまで仕事上のツールの一つです。使いこなせるように頑張りましょう。

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